CoronaCare Fragebogen: Beschäftigte vor Zusatzbelastung schützen

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Mehrbelastung während der Corona-Krise: Mit dem Kurzfragebogen CoronaCare ermöglicht das Corporate Health Startup DearEmployee, Unternehmen, ihre Beschäftigten optimal zu unterstützen.

Wir freuen uns als Plattform für psychische Gesundheit am Arbeitsplatz, die Veröffentlichung des Kurzfragebogens CoronaCare zur psychischen Belastung während der Corona-Krise bekannt zu geben. Neben unserem Angebot der digitalen Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nach dem Arbeitsschutzgesetz, wollen wir Unternehmen damit während der Krise unterstützen. Der Kurzfragebogen ist extra dafür konzipiert, akute Arbeitsbelastungen zu identifizieren und die Beschäftigten durch zielgerichtete Maßnahmen zu unterstützen.

Viele Beschäftigte sind aktuell einer höheren Belastung ausgesetzt, da sie zahlreiche Herausforderungen zu meistern haben. Da wäre das Arbeiten im Home Office mit fehlenden Arbeitsmitteln und Arbeitsunterbrechungen durch die Familie, das Aushalten der Unsicherheiten und die Sorge über die wirtschaftlichen Folgen des Shut Downs. “Gleichzeitig gibt es für viele Beschäftigten kaum Erholungsmöglichkeiten, da sie nun noch öfter erreichbar sind. In der Folge steigt das Risiko für krankheitsbedingte Ausfälle”, erklärt Dr. Amelie Wiedemann, Co-Founder und wissenschaftliche Leitung der DearEmployee GmbH. Denn je länger eine solche Stresssituation besteht, umso stärker kann sie sich negativ auf die Gesundheit der Beschäftigten auswirken.

Für Arbeitgeber ist es deshalb in diesen Tagen besonders wichtig, die psychische Belastung ihrer Beschäftigten einzuschätzen und sie mit passgenauen, digitalen Maßnahmen zu unterstützen.

Um die psychische Zusatzbelastung von Mitarbeiter*innen schnell und unkompliziert zu erkennen, haben wir den CoronaCare Survey entwickelt, einen innovativen, adaptiven Kurzfragebogen bestehend aus 19 Fragen (Bearbeitungsdauer 9 Min.). Der Fragebogen deckt neben der Gesundheit auch die aktuell wichtigsten Arbeitsthemen ab: das Arbeiten im Home Office (Erreichbarkeit, flexibles Arbeiten), soziale Isolation und Digitalkompetenz.

Darüber hinaus werden zu allen identifizierten Risikofaktoren auf dem DearEmployee Marktplatz innovative Maßnahmen vorgestellt, die direkt gebucht werden können. Dadurch sparen Unternehmen viel Zeit und Geld, welches andernfalls in die Suche und Evaluierung geeigneter Maßnahmen und Dienstleister geflossen wäre. Folgende Maßnahmen stehen u.a. zur Verfügung: Digitale, anonyme Soforthilfe bei akuter Überlastung, Virtuelles Führen von Teams und Online Beratung zum sicheren Arbeiten im Home Office. Dr. Wiedemann resümiert:

“Nur wer jetzt die psychische Gesundheit der Beschäftigten sichert, verhindert hohe Kosten durch langfristige Arbeitsausfälle und Neueinstellungen. Die Zukunft vieler Unternehmen wird davon abhängen, wie gut sie jetzt ihre Budgets für das Betriebliche Gesundheitsmanagement und die digitale Personalentwicklung einsetzen”.

Lesen Sie alle Details zu unserem neuen Kurzfragebogen CoronaCare hier nach.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit unter 0162 206 39 00 zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen