Du hast die Befragung abgeschlossen, die Ergebnisse liegen vor – und jetzt sitzt Du vor einem leeren Dokument und fragst Dich: Was genau muss da rein, damit es bei einer Kontrolle standhält? Diese Vorlage gibt Dir die Struktur, mit der Du heute anfangen kannst, statt erst noch nachzuschlagen, was das Gesetz eigentlich verlangt.
Verfasst von Dr. Daniel Fodor
Auf einen Blick
- Rechtsgrundlage: § 6 ArbSchG verlangt drei Kernelemente – das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. In der Praxis lohnt sich eine vierte, separate Spalte: der Nachweis, dass eine Maßnahme auch tatsächlich umgesetzt wurde.
- Eine GB-Psych-Vorlage besteht aus 4 Bausteinen: Gefährdungserfassung, Maßnahmenplan, Umsetzungsnachweis, Wirksamkeitsprüfung.
- Format ist zweitrangig, Vollständigkeit zählt: Excel, Word oder Software – § 6 ArbSchG verlangt „schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch”, keine bestimmte Software.
- Fehlende Dokumentation kostet: Bis zu 30.000 Euro Bußgeld nach § 25 ArbSchG, wenn bei einer Kontrolle keine vorzeigbaren Unterlagen existieren.
- Aufbewahrung: In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre etabliert; eine feste gesetzliche Frist nennt das ArbSchG selbst nicht.
Was eine GB-Psych-Vorlage leisten muss
Eine Vorlage für die psychische Gefährdungsbeurteilung ist kein Textbaustein-Sammelsurium, sondern ein wiederverwendbares Formular, das jeden Beurteilungszyklus – Bereich für Bereich, Jahr für Jahr – in derselben Struktur festhält. Sie unterscheidet sich von einer reinen Erklärung der Rechtslage dadurch, dass sie direkt ausfüllbar ist: Spalten, Felder, Beispieltexte, die Du kopierst und mit Deinen eigenen Daten ersetzt.
Was § 6 ArbSchG konkret vorschreibt und welche Aufbewahrungs- und Einsichtsrechte gelten, erklären wir ausführlich in unserem Guide zur GB-Psych-Dokumentation. Hier geht es um das Dokument selbst: die Struktur, die Du morgen befüllen kannst.
Damit eine Vorlage bei einer Kontrolle durch Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft besteht, muss sie die Anforderungen aus § 6 ArbSchG und den GDA-Leitlinien in eine ausfüllbare Struktur übersetzen – nicht nur benennen, was gefordert ist.
Wichtig: Eine Vorlage ersetzt nicht die inhaltliche Arbeit. Sie zwingt Dich nur dazu, jedes Pflichtelement tatsächlich auszufüllen, statt es zu vergessen.
Die Vorlage: 4 Bausteine zum Ausfüllen
Baustein 1: Gefährdungserfassung
Hier hältst Du fest, welche psychischen Belastungsfaktoren in welchem Bereich vorliegen – mit Datenbasis, nicht mit Vermutung.
| Feld | Beispiel-Eintrag |
|---|---|
| Bereich / Tätigkeit | Kundenservice, Team Ost |
| Belastungsfaktor | Hohe Arbeitsintensität, häufige Arbeitsunterbrechungen |
| Erhebungsmethode & Zeitraum | Fragebogen, 03/2026, Rücklauf 78 % |
| Ausmaß | 62 % der Befragten berichten hohen Zeitdruck |
| Handlungsbedarf | Ja – vordringlich |
Baustein 2: Maßnahmenplan
Für jede identifizierte Gefährdung braucht es eine konkrete Maßnahme – mit verantwortlicher Person und Frist, nicht mit einer vagen Absichtserklärung.
| Feld | Beispiel-Eintrag |
|---|---|
| Maßnahme | Überarbeitung der Schichtplanung im Kundenservice |
| Verantwortlich | Teamleitung Müller |
| Frist | 30.09.2026 |
| Status | In Umsetzung |
Baustein 3: Umsetzungsnachweis
Ein kurzer, datierter Vermerk, dass die geplante Maßnahme tatsächlich stattgefunden hat – nicht nur geplant war.
| Feld | Beispiel-Eintrag |
|---|---|
| Umsetzungsdatum | 15.09.2026 |
| Bestätigt durch | HR-Lead, Unterschrift/Kürzel |
| Abweichungen vom Plan | Keine |
Baustein 4: Wirksamkeitsprüfung
Der Schritt, der laut Praxiserfahrung am häufigsten fehlt: Hat die Maßnahme tatsächlich etwas verändert?
| Feld | Beispiel-Eintrag |
|---|---|
| Prüfmethode | Nachbefragung nach 12 Monaten |
| Ergebnis | Belastungswert „Zeitdruck” von 62 % auf 41 % gesunken |
| Folgemaßnahme | Keine – Beobachtung im nächsten Regelzyklus |
Ergänze die vier Bausteine um ein knappes Formalienfeld: Version, Datum, erstellt von, Freigabe durch Geschäftsführung, und – falls vorhanden – die dokumentierte Einbindung des Betriebsrats. Ohne dieses Feld lässt sich später nicht mehr nachvollziehen, welcher Stand wann galt.
Häufige Fehler bei selbst erstellten Vorlagen
Fehler 1: Die Vorlage bleibt nach dem ersten Ausfüllen leer
Viele Unternehmen füllen die Vorlage einmalig aus – und lassen sie danach liegen. Die GB Psych ist ein Zyklus: Neue Belastungen, neue Maßnahmen, neue Wirksamkeitsprüfung. Plane von Anfang an, wer die Vorlage in 12 Monaten erneut befüllt.
Fehler 2: Keine Versionierung
Wird die Vorlage überschrieben statt fortgeschrieben, lässt sich bei einer Kontrolle nicht mehr zeigen, was zu welchem Zeitpunkt dokumentiert war. Jede Aktualisierung braucht ein Datum und – im Zweifel – eine neue Dateiversion.
Fehler 3: Copy-Paste einer fremden Vorlage ohne Anpassung
Eine aus dem Internet kopierte Vorlage passt selten zu den eigenen Tätigkeitsbereichen und Belastungsfaktoren. Sie muss die tatsächlich erhobenen Gestaltungsbereiche abbilden – nicht die eines anderen Betriebs.
Fehler 4: Fehlende Freigabe- und Unterschriftenfelder
Ohne dokumentierte Freigabe durch die Geschäftsführung – und, wo vorhanden, den Betriebsrat – wirkt die Vorlage bei einer Kontrolle wie ein privater Entwurf, nicht wie ein verbindliches Unternehmensdokument.
Wie DearEmployee die Vorlage automatisch befüllt
DearEmployee ist ein eigenständiges, wissenschaftlich validiertes Verfahren – ein Spin-off der Freien Universität Berlin, im Hogrefe-Dorsch als Verfahren gelistet – und erzeugt die vier Bausteine direkt aus dem Befragungsprozess, statt dass Du sie manuell zusammensuchst:
- Gefährdungserfassung: Ergebnisse werden automatisch nach Bereich und Belastungsdimension aufbereitet, DSGVO-konform und anonym.
- Maßnahmenplan: Maßnahmen lassen sich direkt in der Plattform anlegen, inklusive Verantwortlichen, Fristen und Status.
- Wirksamkeitsprüfung: Die Nachbefragung wird automatisch angestoßen und das Ergebnis dokumentiert.
- Versionierung: Jeder Schritt ist mit Zeitstempel und Nutzer:in nachvollziehbar – die Vorlage schreibt sich revisionssicher selbst fort.
Das Ergebnis ist ein PDF-Export, den Du bei einer Behördenkontrolle oder einem Betriebsratsgespräch sofort vorlegen kannst.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss die Vorlage GDA-konform sein?
Ja. Die GDA-Leitlinie (4. Auflage 2022) definiert sechs Gestaltungsbereiche, die eine vollständige Gefährdungsbeurteilung abdecken muss. Deine Vorlage sollte diese Struktur widerspiegeln, mehr dazu in unserem GDA-Leitlinien-Guide.
Reicht eine Excel-Vorlage oder brauche ich Software?
Beides ist rechtlich zulässig – § 6 ArbSchG verlangt „schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch”. Excel ist ein solider Einstieg für kleine Betriebe. Ab einer gewissen Größe wird die manuelle Pflege über mehrere Bereiche und Zyklen aber schnell fehleranfällig.
Was unterscheidet eine Vorlage von der Dokumentation?
Die Dokumentation ist die rechtliche Anforderung – was das Gesetz verlangt. Die Vorlage ist das konkrete Dokument, mit dem Du diese Anforderung erfüllst. Mehr zur rechtlichen Seite in unserem Dokumentations-Guide.
Wie oft muss ich die Vorlage neu ausfüllen?
Nach jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen – etwa Umstrukturierung, neue Tätigkeiten oder Homeoffice-Einführung – sowie im Rahmen des regulären Wiederholungszyklus, für den sich in der Praxis 12 bis 18 Monate etabliert haben.
Muss der Betriebsrat die Vorlage freigeben?
Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Durchführung der GB Psych und nach § 80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation. Eine formale „Freigabe” der Vorlage selbst schreibt das Gesetz nicht vor – seine Einbindung solltest Du trotzdem dokumentieren.
Wo finde ich eine fertige Struktur für den gesamten Prozess?
Unsere Checkliste in 7 Schritten führt Dich durch den kompletten Ablauf von der Projektplanung bis zur Wirksamkeitsprüfung – die Vorlage aus diesem Artikel füllst Du entlang dieser Schritte aus.
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