Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH bietet ihrem stetig wachsenden Kundenstamm seit über 25 Jahren erfolgreich Software für das Management von Informationen an. Das Unternehmen beschäftigt ca. 400 Mitarbeiter*innen an 17 europäischen Standorten.
Seit 2014 nutzt OPTIMAL SYSTEMS die Online-Mitarbeiterbefragungen und Analysen von DearEmployee. Die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter*innen ist seitdem messbar gestiegen.
Optimal Systems / www.optimal-systems.de
Welche Maßnahmen für welche Zielgruppen?
2014 wurde die Dienstleistung von DearEmployee erstmalig bei der OPTIMAL SYSTEMS GmbH durchgeführt. Zunächst wurden gemeinsam mit Karsten Renz, Geschäftsführer und Gesellschafter der OPTIMAL SYSTEMS-Gruppe und Jana Blankenhagen, Teamleiterin des Personalmanagements, die Befragungsinhalte sowie die zu analysierenden Kennzahlen des Unternehmens definiert. Nachdem die Mitarbeiter*innen umfassend informiert wurden, nahmen insgesamt 75% der Mitarbeiter*innen teil – eine Teilnahmequote die seitdem jährlich gehalten werden konnte. Auf Grundlage der Auswertung der Einschätzungen zu den Anforderungen und Ressourcen der täglichen Arbeit wurden für alle Standorte und Bereiche des Unternehmens die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert. Durch die zusätzliche Analyse der Unternehmenskennzahlen wie Fehlzeiten und Fluktuation konnten dem Management der direkte Zusammenhang von bestimmten Risikofaktoren des Arbeitsalltags und den realen, erfolgskritischen Kennzahlen des eigenen Unternehmens verdeutlicht werden. Gemeinsam mit dem Management wurden potentielle Maßnahmen abgeleitet.
Deutliche Erfolge durch datengestützte Entscheidungen
Seitdem wurde die Mitarbeiterbefragung jährlich wiederholt, um die Erfolge abgeleiteter Maßnahmen zu überprüfen und laufend neue Handlungsfelder für die Personal- und Organisationsentwicklung sowie die Gesundheitsförderung zu erschließen. Die psychische Gesundheit, Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen ist dabei kontinuierlich gestiegen. Dies konnte auf entsprechende Maßnahmen zurückgeführt werden:
Es wurde ein unzureichender Informationsfluss zwischen den Bereichen und Standorten identifiziert, der sich deutlich negativ auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirkte. Folgerichtig wurden die internen Informationskanäle unter Beteiligung der Mitarbeitenden selbst konsolidiert – der Anteil gering motivierter Beschäftigter hat sich seit 2014 um 37,5% verringert.
Noch deutlicher ist der Rückgang von emotional erschöpften Mitarbeiter*innen: Viele Mitarbeitende erlebten ihre eigene Rolle bzw. Zuständigkeit im Unternehmen als unklar definiert. Außerdem zeigten sich zum Teil Defizite in der Führungskompetenz. Daraufhin wurde unter anderem ein Programm zur mitarbeiterorientierten Führung mit einem externen Partner geplant und umgesetzt. Außerdem wurde das Einarbeitungskonzept neuer Mitarbeiter*innen überarbeitet. Seit 2014 konnte der Anteil emotional Erschöpfter um 72,4% (von ursprünglich 2,9% auf inzwischen 0,8%) reduziert werden.
Erfolgreiche Einführung von DearEmployee Survey und DearEmployee Insights
2017 wurden Befragung, Analyse und Reporting erstmals mit DearEmployee Survey und DearEmployee Insights komplett digital durchgeführt. Alle Mitarbeitenden erhielten einen individuellen Link zur Befragung, die sich der Tätigkeit und Position jedes/jeder Einzelnen genau anpasste. Je nach Antwortverhalten konnten die Beschäftigten branchentypische Ursachen für ihre Einschätzungen angeben. Diese konnten bei der Empfehlung von potentiellen Maßnahmen wiederum für jeden einzelnen Standort und Bereich des Unternehmens verwertet werden.
Beispielauswertung auf DearEmployee Insights
Direkt nach der Befragung erhielten alle Verantwortlichen des Unternehmens einen individuellen Zugang zur DearEmployee Insights Plattform mit der entsprechenden Berechtigung. Dort können die Ergebnisse des jeweilig zu verantwortenden Unternehmensbereichs inklusive Handlungsempfehlungen eingesehen werden. Damit liefert DearEmployee Insights einen optimalen Überblick über das Stimmungsbild im Unternehmen bzw. im eigenen Unternehmensbereich.
Wichtiger noch: Dank wissenschaftlich fundiertem Auswertungs-Algorithmus werden Zielgruppen-spezifische Handlungsempfehlungen angezeigt. Damit sieht der Nutzer je nach ausgewähltem Unternehmensbereich immer die Empfehlungen, die den größten Hebel für die Gesundheit, Motivation und Zufriedenheit seiner/ihrer Beschäftigten hat.
Durch die Integration der Fehlzeitenstatistik sowie der Nutzungsraten von Zusatzleistungen des Unternehmens konnte außerdem deutlich gemacht werden, wie stark diese Indizes mit den Unternehmenskennzahlen zusammenhängen. Mit Hilfe einer zusätzlichen Absentismus- und Präsentismusanalyse inklusive Kostenschätzungen konnten außerdem potentielle Kosteneinsparungen durch entsprechende Maßnahmen geschätzt werden.
K. Renz, OPTIMAL SYSTEMS
„Wir haben dank DearEmployee einen neuen Blickwinkel auf unser Unternehmen gewonnen. Die direkte Beteiligung kommt bei den Mitarbeitern sehr gut an. Insgesamt ist die Zusammenarbeit mit DearEmployee ein Meilenstein in der Ausgestaltung unserer Personalentwicklung. Zum einen wird dadurch der Erfolg unserer Maßnahmen messbar. Zum anderen gewinnen wir damit immer tiefere Einblicke in die erfolgsrelevanten Faktoren der täglichen Arbeit aus Sicht unserer Mitarbeiter.“
OPTIMAL SYSTEMS hat mit der Dienstleistung von DearEmployee übrigens auch die gesetzlich geforderte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung inklusive Dokumentation abgehakt. In einer Vor-Ort-Präsentation wurden dem Management nun die wichtigsten Ergebnisse und potentielle Handlungsschritte dargelegt. Jetzt geht es in die Maßnahmenplanung, um die Arbeit bei OPTIMAL SYSTEMS noch gesünder und erfolgreicher zu gestalten.
Autor: Daniel Fodor
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