Wie finde ich einen Psychotherapieplatz?

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Der Bedarf an psychotherapeutischen Leistungen wächst

Seit den 1990ern steht die Psychotherapie vor großen Herausforderungen. Einer immer größer werdenden Anzahl von Menschen, die aufgrund Ihrer schlechten Arbeitsbedingungen oder privater Probleme psychotherapeutische Leistungen in Anspruch nehmen möchten oder müssen, steht eine verhältnismäßig immer kleiner werdende Anzahl von Psychotherapeut*innen mit Kassensitz zur Verfügung. Eine unkomplizierte Abrechnung der psychotherapeutischen Leistung über die Krankenkasse gestaltet sich somit zunehmend schwierig.

Private Leistungen müssen auch privat getragen werden

Resultierend aus dieser Entwicklung eröffnen mehr und mehr private Psychotherapiepraxen, um dem wachsenden Bedarf gerecht zu werden. Diese Leistungen müssen Personen im Regelfall allerdings privat tragen. Menschen, die sich eine private Psychotherapie nicht leisten können oder wollen, sehen sich somit oftmals mit Wartezeiten für Kassentherapeuten*innen von bis zu einem halben Jahr konfrontiert – was in vielen Fällen für jemanden, der dringend psychotherapeutische Hilfe benötigt, schlicht unmöglich ist.

Ein Ausweg aus dieser Situation

Allerdings gibt es einen Ausweg aus dieser Situation: Kann der/die Betroffene nachweisen, dass ein dringender Fall vorliegt und man kein/e Psychotherapeut*in mit Kassensitz in annehmbarer Zeit finden konnte, so besteht ein gesetzlicher Anspruch darauf, dass die Krankenkasse die Therapiekosten für eine Behandlung über eine private Psychotherapiepraxis übernimmt. Der genaue Ablauf, wie der Bedarf an einer Psychotherapie und wie der Nachweis für die Suche nach einem Therapieplatz aussieht, findet sich hier.

Die einzelnen Schritte

1. Termin für ein Erstgespräch vereinbaren

Erster Schritt um einen Psychotherapieplatz zu finden, ist die Terminvereinbarung für eine psychotherapeutische Sprechstunde. Hierfür ist die zentrale Terminvergabestelle der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) zuständig. Die Servicestellen für ambulante Versorgung und Notfälle sind täglich 24 Stunden an sieben Tagen pro Woche (24/7) unter der Telefonnummer 116117 oder online mit dem E-Terminservice erreichbar. Die Terminvergabestelle wird einen Termin innerhalb der nächsten vier Wochen zuteilen. Wichtig ist hierbei, dass eines der vier von der Kasse anerkannten Richtlinienverfahren gewählt wird: Verhaltenstherapie, Psychoanalyse, tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie (auch Tiefenpsychologie genannt) und seit Juli 2020 Systemische Therapie. Eine Beratung, welche Methode im konkreten Fall die passendste ist, ist angeraten.

Nach diesem ersten Beratungstermin wird die vorläufige Diagnose, Dringlichkeit und Empfehlungen im Formular PTV11 festgehalten. Dieses Formular ist ein wichtiges Dokument für den Antrag zur Kostenübernahme bei der Krankenkasse.

2. Psychotherapiepraxen mit Kassensitz kontaktieren

Während der Wartezeit auf den ersten Gesprächstermin, der über die Terminvergabestelle vereinbart wurde, ist es ratsam, schon nach Therapeut*innen mit Kassensitz zu suchen.

Wichtig ist, die Suche zu dokumentieren, das Datum und Uhrzeit der Anfrage, die Länge der Wartezeit und gegebenenfalls auch die Rückmeldung der Psychotherapiepraxen festzuhalten.

Neben klassischen Quellen wie Empfehlungen durch Familie oder den Freundeskreis bietet sich hierfür vor allem das Internet für die Suche an.

Die wichtigsten Suchportale sind:

Die kassenärztliche Vereinigung Berlin
Hier als Fachrichtung Psychologischer Psychotherapeut*in (oder psychotherapeutischer Arzt/Ärztin) angeben. Unter der Stichwortsuche kann nach einem bevorzugten Verfahren wie z.B. Tiefenpsychologie gesucht werden.

Psychotherapeutenkammer
Hier unter “Filter” den Punkt “Kassenzulassung” anklicken und “ja” auswählen.

Psychotherapieinformationsdienst der Deutschen Psychologenakademie
Diese Seite bietet ebenfalls Hilfestellung bei der Suche nach einem Therapeuten*in.

Diverse private Suchportale
Wie z.B. psychotherapeutensuche.de oder Therapie.de
Hier ebenfalls die Abrechnungsvariante “Krankenkasse” auswählen.

3. Private Psychotherapiepraxen kontaktieren

Falls die Suche nach einer Kassenpraxis nicht erfolgreich war, so kann nun nach Privatpraxen gesucht werden, die im Regelfall größere Kapazitäten für Patient*innen haben. War die Suche nach einer Privatpraxis mit freier Kapazität erfolgreich, kann ein erster Termin zum Kennenlernen vereinbart werden. Dieser Termin dient vor allem dazu, abzuklären, ob gegenseitige Sympathie besteht und der/die Patient*in sich bei dem/der Behandler*in wohl fühlt. Wichtig ist, den/die Psychotherapeuten*in darüber zu informieren, dass die Suche nach einem/einer Behandler*in mit Kassensitz bereits erfolglos war. So kann der/die Therapeut*in die Unterlagen vorbereiten, die für eine Kostenübernahme durch die Krankenkasse nötig sind.

4. Kostenerstattungsverfahren beantragen

Nun muss ein Termin mit dem Hausarzt/ärztin (bzw. einem Psychiaters/in) erfolgen. Dieser Termin dient dazu, eine “ärztliche Notwendigkeitsbescheinigung” und einen “Konsiliarbericht” ausstellen zu lassen. Diese Dokumente weisen nach, dass Behandlungsbedarf besteht und keine medizinischen Ursachen der Grund für die Beschwerden sind bzw. gegen die Behandlung sprechen.

Gemeinsam mit dem/der Psychotherapeuten*in können Betroffene nun im nächsten Schritt die Kostenerstattung beantragen. Der/die Psychotherapeut*in unterstützt hier mit der Eintragungsnummer ins Arztregister der KV und einer Kopie der Approbations- und Verfahrensurkunde über die gewählte Behandlungsmethode. Sind alle Dokumente vollständig, so kann der Antrag an die Krankenkasse geschickt werden.

Natürlich kann der/die Betroffene während des gesamten Prozesses gleich direkt mit einer Behandlung bei einer privaten Psychotherapiepraxis beginnen und die Kosten vorab selbst tragen.

Was tun, wenn der Antrag für einen Psychotherapieplatz abgelehnt wird?

Falls es zu einer Ablehnung der Kostenübernahme für die Therapie kommt, so kann Widerspruch eingelegt werde. Oftmals reicht die Androhung rechtlicher Schritte schon aus. Die Übernahme der Kosten für eine Therapie ist gesetzlich verpflichtend, wenn nachgewiesen werden kann, dass Dringlichkeit besteht und kein Arzt/Ärztin mit Kassensitz gefunden wurde. Basis hierfür ist das Kostenerstattungsverfahren, das in § 13 Absatz 3 SGB festgelegt ist.

Autorin: Katrin Terwiel

Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen