Omitsis
March 29, 2022
allgemein

Fachkräftemangel – wie verhindern?

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Fachkräftemangel durch mentale Belastungen

Fast vierzehn Prozent der Beschäftigten in Unternehmen sind Burnout gefährdet. Das zeigt eine Studie von DearEmployee. Vor allem akademische Berufe im Bereich Medizin, Ingenieurwesen im Maschinen- und Fahrzeugbau, Elektrotechnik, IT, Softwareentwicklung und Programmierung sind betroffen, was im Dashboard „WORKPLACE INSIGHTS“ zur Arbeitswelt von Dearemployee festgehalten wurde. Das interaktive Dashboard fasst Daten zu Gesundheit und Arbeitsbedingungen von ca. 20.000 Beschäftigten zusammen. Darauf zu erkennen ist, dass branchenübergreifend circa 13 Prozent der Mitarbeitenden hohe psychische Anspannung angeben und sich circa 14 Prozent ausgebrannt fühlen. Wie lässt sich das verhindern?

Arbeitsbedingungen, die bei Beschäftigten ein Risiko für Burnout steigern

Pro Unternehmen gibt es rund 5 Arbeitsbedingungen, die einen Risikofaktor für die psychische Gesundheit darstellen. Allgemein lässt sich feststellen, dass die Arbeitsbedingungen, welche ein Burnoutrisiko in sich bergen, stark branchenabhängig sind. Wirft man branchenübergreifend einen Blick auf die stärksten drei Belastungen am Arbeitsplatz, fällt die Arbeitsintensität auf Platz 1 der stärksten Stressoren. Aus dem Dashboard von Dearemployee geht hervor, dass 58 Prozent der Unternehmen mit zu viel Zeitdruck arbeiten. Es folgen Arbeitsunterbrechungen, die die zweitgrößte Belastung am Arbeitsplatz markieren und in 34 Prozent der Unternehmen von Beschäftigten als Stressor wahrgenommen werden. Auch emotionale Arbeitsinhalte werden in 30 Prozent der Unternehmen als stressreich empfunden. Darunter zählen z.B. aggressionsgeladene Konflikte im Kundenkontakt oder emotional negativ aufgeladene Erlebnisse mit kranken Patient*innen im Gesundheitswesen.

Außerdem stellt die Pandemie für Unternehmen sowie für seine Mitarbeitenden in vielen Fällen einen außergewöhnlichen Stressor dar. Das fehlende Gefühl zugehörig zu sein und sich weiterentwickeln zu können belastet viele Beschäftige. Auch die fehlende externe Kinderbetreung durch z.B. Schulschließung bedeutet eine zusätzliche Belastung im Home Office. Die Grenzen zwischen Beruf und Privatem verschwimmen und das kann für zusätzlichen Stress sorgen. Betrachtet man jede Branche individuell für sich, unterscheiden sich die belastenden Arbeitsbedingungen wiederum stark voneinander. Hier haben wir 4 Wege für mehr mentale Gesundheit am Arbeitsplatz zusammengestellt.

Anregungen für Handlungsveränderungen für Unternehmen

Um das Burnoutrisiko von seinen Mitarbeitenden zu verringern oder gar nicht erst aufkommen zu lassen und so Fachkräftemangel entgegenzuwirken, empfiehlt es sich vor allem verhältnispräventive Maßnahmen zu ergreifen und die Arbeitsbedingungen zu optimieren. Dabei gilt es mit Hilfe von beispielsweise der Psychischen Gefährdungsbeurteilung und Betrieblichem Gesundheitsmanagement ein individuelles Belastungsmuster des Unternehmens zu identifizieren und Belastungen durch angepasste Arbeitsbedingungen zu verringern.

Zusätzlich kann auf Maßnahmen aus der Verhaltensprävention zurückgegriffen werden. Zu diesen zählen, seinen Mitarbeitenden Obst als Pausensnack anzubieten und gesunde Ernährung für die Konzentrationsleistung zu fördern. Von Vorteil sind auch aktive Pausen, in denen beispielsweise Firmensport angeboten werden kann. Doch um konkrete belastende Arbeitsbedingungen nachhaltig zu korrigieren, ist es wichtig, genau diese genauer unter die Lupe zu nehmen. Dafür lohnt es sich Betriebliches Gesundheitsmanagement einzuführen, um arbeitsbedingte Stressoren auf Basis von Daten valide zu erheben, gesunde Arbeitsbedingungen zu schaffen und seine Fachkräfte vor Burnout und einem Arbeitsplatzverlust zu schützen.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen