Ein Action Item ist eine konkrete Aufgabe, die aus einem Meeting oder einer Diskussion entsteht – mit einer verantwortlichen Person und einem Termin. Drei Fragen machen aus einem Gesprächsergebnis ein Action Item: Was genau wird getan? Wer macht es? Bis wann?
Was ein gutes Action Item ausmacht
- Konkretes Verb: „Angebot an Kunde X senden“ statt „Angebot besprechen“. Wenn niemand sagen kann, woran man das Ergebnis erkennt, ist es kein Action Item.
- Genau eine verantwortliche Person: „Alle“ heißt niemand. Auch wenn mehrere mitarbeiten – eine Person hält den Hut auf.
- Realistische Frist: Ein Datum, kein „zeitnah“.
- Nachverfolgung: Offene Action Items gehören an den Anfang des nächsten Meetings, nicht in ein vergessenes Protokoll.
Häufige Fehler
Die meisten Action Items scheitern nicht an bösem Willen, sondern an der Formulierung: zu vage („Thema Onboarding angehen“), ohne klare Verantwortung oder ohne Termin. Ebenso häufig: Es werden zu viele Action Items beschlossen – fünf erledigte schlagen zwanzig vergessene.
Action Items in der GB Psych: vom Ergebnis zur Maßnahme
Nirgendwo ist die Disziplin der Action Items wertvoller als nach einer Mitarbeiterbefragung. Aus der psychischen Gefährdungsbeurteilung entstehen Handlungsfelder – aber ohne konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen bleibt es bei Erkenntnissen. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt sogar beides ausdrücklich: die Festlegung von Maßnahmen und die Kontrolle ihrer Wirksamkeit (§ 6 ArbSchG). Der Unterschied zwischen einer Befragung, die etwas verändert, und einer, die in der Schublade landet, sind saubere Action Items. Wie der Weg von der Messung zur Maßnahme aussieht, zeigt unsere GB-Psych-Übersicht.
Häufige Fragen
Was ist ein Action Item?
Ein Action Item ist eine konkret formulierte Aufgabe mit verantwortlicher Person und Frist, die als Ergebnis eines Meetings oder einer Entscheidung festgehalten wird.
Was ist der Unterschied zwischen Action Item und To-do?
Im Alltag werden beide Begriffe weitgehend synonym verwendet. „Action Item“ betont stärker den Meeting-Kontext und die verbindliche Zuordnung: Es gibt immer eine verantwortliche Person und einen Termin – ein To-do auf der eigenen Liste hat das nicht zwingend.
Wie formuliere ich ein gutes Action Item?
Mit konkretem Verb, einer verantwortlichen Person, einem Datum und einem nachprüfbaren Ergebnis: „Lisa schickt bis Freitag den Entwurf der Mitarbeiterinfo an das HR-Team“ statt „Mitarbeiterinfo klären“.