2017 hat sich der IT-Riese IBM dazu entschieden, seine Beschäftigten aus dem Home Office wieder zurück ins Büro zu berufen. Die Marketing-Chefin Michelle Peluso versprach sich davon einen stärkeren Austausch im Team, der den Zusammenhalt stärken und einen Mehrwert an kreativen Ideen und Spaß an der Arbeit sorgen sollte. Dies sei nur möglich, wenn Beschäftigte „Schulter an Schulter“ arbeiten. Diese Meinung spiegelt sich auch bei vielen Unternehmen auf dem deutschen Arbeitsmarkt wieder. So entscheiden sich diverse Arbeitgeber bewusst dagegen, ihren Beschäftigten das mobile Arbeiten anzubieten.
Doch ist ein effektiver Team-Austausch wirklich nur durch Präsenzarbeit möglich? Und was ist mit den vielen gesundheitlichen und privaten Vorzügen, die mobiles Arbeiten oder Telearbeit mit sich bringen kann? Beide Arbeitsweisen bergen viele Vor- und nur wenige Nachteile für Unternehmen und Beschäftigte. Gesundheitliche Vorteile und Nachteile sind im Beitrag “Arbeiten im Home Office – Chance oder Risiko?” umfassend dargestellt. In dem Beitrag wird auch skizziert, dass die Risiken des örtlich flexiblen Arbeitens besonders dann sichtbar werden, wenn es an festgelegten Rahmenbedingungen und beidseitiger Einhaltung dieser mangelt. Doch wie gelingt das rundum gesunde Arbeiten im Home Office?
Der erste Schritt: Gesetzliche Vorgaben für das mobile Arbeiten beachten
Mobiles Arbeiten unterliegt, wie die Arbeit im Büro auch, gesetzlichen Richtlinien. Diese sorgen u.a. dafür, dass Arbeitsschutz, Grundsicherung und Datenschutz gewährleistet sind und richten sich zum Teil nach der Art des Arbeitens außerhalb des Büros. Nach dem Fachbereich für Arbeit und Soziales des deutschen Bundestages gilt es zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit im Sinne des § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung zu unterscheiden. So ist mobiles Arbeiten nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden und richtet sich nicht nach Sonderregelungen, die von der Arbeit im Büro abweichen.
Für Telearbeit gibt es hingegen gesetzlich geregelte und vertraglich abgesicherte engere Rahmenbedingungen, die sich auf einen festgelegten Bildschirmarbeitsplatz beziehen. Sowohl mobiles Arbeiten als auch Telearbeit können also im Home Office stattfinden, für Telearbeit herrschen jedoch Sonderregelungen. Diese beinhalten u.a. die Gestaltung des Arbeitsplatzes durch geeignete Arbeits- und Kommunikationsmittel und das nötige Mobiliar (Deutscher Bundestag, 2017). Darüber hinaus gibt es Do’s and Don’t für jegliche Form des Arbeiten im Home Office, die Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen beachten sollten. DearEmployee empfiehlt deshalb vorab mit Hilfe des Managements und unter Einbezug von Fachpersonal (z.B. aus den Bereichen Arbeitsschutz und Datenschutz) prüfen zu lassen, ob die Grundvoraussetzungen für die Einführung des mobilen Arbeitens gegeben sind. Dies sollte prinzipiell für jede Tätigkeit gesondert erfolgen. Erst im nächsten Schritt kann die Installation der nötigen Infrastruktur eingeleitet werden, um den Grundbaustein für die gesunde Arbeit im Home Office zu legen.
Zweiter Schritt: Verständnis schaffen und gemeinsam Regeln definieren
Häufig scheitert das Home Office an zu wenig Akzeptanz seitens der Führungskräfte. Daher ist es notwendig systematisch auf allen Ebenen der Führung und in den Teams Aufklärung und Schulungen anzubieten, um eine Basis der Offenheit und des Verständnisses gegenüber der Arbeit im Home Office zu schaffen. So kann die oft vorherrschende Präsenzkultur auf eine ergebnisorientierte Arbeitskultur unabhängig von örtlichen Bedingungen umgestellt werden.
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) sieht den Schlüssel zum gesundheitsgerechten mobilen Arbeiten außerdem darin, den beruflichen und privaten Austausch und die Bindungsfähigkeit aufrechtzuerhalten ohne die Autonomie der Beschäftigten zu sehr einzuschränken (BAuA, 2018). Dies soll vor allem dadurch gelingen, dass alle Beteiligten in die Gestaltung von konkreten Regeln für das Home Office einbezogen werden. Inhalte der Regeln können sich u.a. auf Kommunikationsprozesse, Abgrenzungsmöglichkeiten und Arbeite- und Pausenzeiten beziehen: Die Beschäftigten sollen beispielsweise, unter Berücksichtigung der Interessen von Arbeitgeber und Beschäftigten, in regem Austausch intensiv betreut werden, damit ein Gefühl der Transparenz, der bedarfsorientierten Kontrollierbarkeit und der Gewährung von Entscheidungsspielräumen entsteht.
Darüber hinaus sollen Angestellte durch Regeln vor unangemessenen Aspekten der mobilen Arbeit, wie zum Beispiel unbezahlten Überstunden, der Erreichbarkeit nach Feierabend oder am Wochenenden und beruflicher Benachteiligung, geschützt werden. Für eine gesunde Arbeitsweise in einer digitalen Welt ist es außerdem essentiell, sich möglicher gesundheitsgefährdender Verhaltensweisen bewusst zu werden. Dazu gehört die Implementierung eines Boundary Managements, um bewusste Grenzen zwischen Beruf und Privatleben setzen zu können. Die Techniker Krankenkasse weist in diesem Zusammenhang in ihrer Datenanalyse „Mobilität in der Arbeitswelt“ (2018) darauf hin, dass “gesundes Arbeiten zuhause” nicht nur das Bereitstellen einer ergonomischen Ausstattung durch den Arbeitgeber bedeutet. Es bedeutet auch, dass für die Arbeit zuhause auch auf klar festgelegte Arbeitszeitregularien und regelmäßige Pausenzeiten zu achten ist.
Zu guter Letzt hat sich bei der Entscheidung zwischen der Arbeit im eigenen Zuhause und der Arbeit im Büro bislang eine goldene Mitte bewährt. Das heißt: Für Tätigkeiten, die das Arbeiten im Home Office grundsätzlich erlauben, ist es für die Gesundheit der Beschäftigten und die Effizienz der Arbeit meistens sinnvoll, sowohl Home Office- als auch Büro-Tage einzuplanen.
Hier noch einmal unsere Tipps für ein gesundes Home Office im Überblick:
- Zuerst: Bedarf und Möglichkeiten der Arbeit im Home Office prüfen
- Arbeitsschutz, Sicherheit und Gesundheit auch Zuhause sicherstellen
- Bereitstellen der notwendigen Infrastruktur
- Offenheit und Verständnis auf allen Ebenen anregen
- Ergebnisorientierung statt Präsenzkultur fördern
- Einbeziehen der Beschäftigten in die Ausgestaltung der konkreten Umsetzung
- Stetigen Austausch und geregelte Kommunikation anregen (Bestandsaufnahmen, feste Team- bzw. Präsenztage)
- Trotz Vertrauensarbeit: auch Zuhause geregelte Arbeitszeiten und Pausenzeitregelungen
- Erreichbarkeit klar abstecken
- Boundary Management (Grenzsetzung)
- Ausgewogenheit zwischen mobilem Arbeiten und Arbeiten im Büro herstellen
DearEmployee führt bei Unternehmen in regelmäßigen Abständen eine psychische Gefährdungsbeurteilung durch, um gesundheitsförderliche und -gefährdende Entwicklungen der Arbeitsbedingungen im Auge zu behalten. Außerdem unterstützen wir Unternehmen bei der Gestaltung sicherer und gesunder Home Office-Arbeitsplätze durch die Vermittlung kompetenter Ansprechpartner, die jedem Unternehmen bei der Umsetzung individueller Maßnahmen tatkräftig zur Seite stehen.
Auf Wunsch erhalten Sie Beratung zu kommunikativen und operativen Maßnahmen, die die Offenheit gegenüber Home Office-Regelungen und die Trennung von Privat- und Arbeitsleben fördern können, um gesundheitsschädigenden Verhaltensweisen vorzubeugen. DearEmployee vermittelt beispielsweise im Rahmen des Workshops „Digital arbeiten“ ein Achtsamkeitstraining, das Beschäftigte und Führungskräfte unterstützt bei der Reflektion eigener Verhaltensweisen und arbeitsbezogener Belastungsfaktoren, die direkt oder indirekt durch moderne Arbeitsorganisation und Kommunikationsformen bedingt sind. Dieser Workshop soll also nicht nur eine Offenheit der Belegschaft gegenüber Digitalisierungsprozessen schaffen, sondern auch Hilfestellung geben, Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben zu setzen und damit verbundene gesundheitsschädigende Verhaltensweisen zu überwinden.
Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der DEKRA.
Autor: Fabian Meißner, mit Dr. Amelie Wiedemann
