Dr. Amelie Wiedemann
Mai 10, 2023
Betriebliches Gesundheitsmanagement, Forschung, Psychische Gefährdungsbeurteilung

DearEmployee im Vergleich mit COPSOQ

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Der DearEmployee Survey und der COPSOQ (Copenhagen Psychosocial Questionnaire) sind zwei Fragebogen, die genutzt werden können, um die gesetzlichen Anforderungen für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (GB Psych) von Mitarbeiter:innen zu erfüllen. Laut Arbeitsschutzgesetz ist nicht genau festgelegt, wie die GB Psych durchzuführen ist. Fragebogen sind jedoch oft geeignet, da sie Vergleichbarkeit und Anonymität bieten. Heutzutage möchten Personalverantwortliche nicht nur das Gesetz erfüllen. Sie wollen auch verstehen, was die psychische Gesundheit erhält, denn die Kosten psychischer Erkrankungen steigen jährlich. In diesem Artikel vergleichen wir die Eigenschaften der Befragungstools DearEmployee und COPSOQ für die GB Psych und erörtern den langfristigen Nutzen von DearEmployee für das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM).

DearEmployee oder COPSOQ? Ein Überblick

Relevanz der Unterschiede für die GB Psych

Die Unterschiede zwischen DearEmployee und COPSOQ sind für die GB Psych insbesondere hinsichtlich des Erkenntnisgewinns, der Adaptivität und der Arbeit mit den Ergebnissen relevant. DearEmployee ermöglicht durch die Kombination von Screening und Feinanalyse eine genauere Erfassung von Belastungen und Beanspruchungen, während COPSOQ nur ein Screening bietet. Die Anpassungsfähigkeit von DearEmployee erlaubt eine genauere Abbildung der spezifischen Arbeitsbedingungen, was eine zielgerichtete Verhältnisprävention ermöglicht. Demgegenüber bietet COPSOQ einen großen Vorteil in Bezug auf die Internationalität, da das Instrument in über 25 Sprachen verfügbar ist, während die Befragungen mit DearEmployee bisher in 12 Sprachen durchgeführt werden können. Die Referenzdatenbank, die zum Vergleich der Antworten verwendet wird, ist in beiden Fällen umfangreich, wobei COPSOQ aufgrund seiner internationalen Verbreitung breiter aufgestellt ist. Im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes unterstützt DearEmployee die Unternehmen durch geeignete Maßnahmenvorschläge für die Arbeitsbedingungen, während COPSOQ nur Daten liefert.

DearEmployee bietet im Gegensatz zu COPSOQ die Möglichkeit Bemerkungen (Tags) hinzuzufügen

Mittels der an den Arbeitplatz angepassten Anmerkungen (Tags) kann die Antwort kontextualisiert werden.

Betriebliches Gesundheitsmanagement und Aufwertung der GB Psych

Die GB Psych kann durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) erweitert werden, indem die gewonnenen Erkenntnisse aus der Befragung genutzt werden, um gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu entwickeln. Beide Instrumente, DearEmployee und COPSOQ, liefern wichtige Informationen für ein BGM. Allerdings bietet DearEmployee durch seine Feinanalyse und Maßnahmenvorschläge zusätzliche Unterstützung bei der Umsetzung von BGM-Strategien. Die Anpassungsfähigkeit von DearEmployee ermöglicht es zudem, die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens besser zu berücksichtigen, was zu einer effektiveren Gestaltung von BGM-Maßnahmen beitragen kann.

Was sind die wichtigsten Vorteile von DearEmployee im Vergleich zu COPSOQ?

DearEmployee bietet einen schlankeren Fragebogen, schnellere Ergebnisse, individuelle Anpassungen durch Tags und eine einheitliche 10-Punkte-Skala, die die Kommunikation vereinfacht und psychologische Effekte reduziert.

Warum ist die Anpassbarkeit bei DearEmployee besser als bei COPSOQ?

Die von DearEmployee angebotenen Tags erlauben eine unternehmensspezifische Anpassung und können somit in verschiedenen Branchen und Arbeitsbedingungen verwendet werden. Dies ermöglicht eine genauere Identifikation der Ursachen und erleichtert die Umsetzung gezielter Maßnahmen.

Warum ist die 10-Punkte-Skala von DearEmployee vorteilhafter als die 5-Punkte-Likert-Skala von COPSOQ?

Die einheitliche 10-Punkte-Skala ermöglicht eine anschaulichere Kommunikation und reduziert psychologische Effekte wie die Tendenz zur Mitte bei Antworten, was zu einer präziseren Einschätzung der Arbeitsbedingungen und effektiveren Gestaltung von Maßnahmen führt.

Wie trägt DearEmployee zur langfristigen Verbesserung des betrieblichen Gesundheitsmanagements bei?

Durch die regelmäßige Anwendung von DearEmployee kannst du die Entwicklung von Mitarbeiter:innen-Wohlbefindens und Arbeitsbedingungen überwachen, gezielte Maßnahmen einleiten und deren Erfolg evaluieren. Dies fördert eine nachhaltige Verbesserung von Gesundheit, Motivation und Bindung deiner Mitarbeiter:innen und stärkt somit die Produktivität und Unternehmenskultur.

Fazit

DearEmployee und COPSOQ sind beides nützliche Instrumente zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und für das betriebliche Gesundheitsmanagement. In einigen Aspekten bietet DearEmployee jedoch Vorteile gegenüber COPSOQ, wie die Feinanalyse, die Maßnahmenvorschläge und die Anpassungsfähigkeit. Diese Vorteile können dazu beitragen, die GB Psych effektiver zu gestalten und das BGM besser auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens abzustimmen. COPSOQ bietet den Vorteil, dass das Instrument in mehr 25 Sprachen erhältlich ist.

Trotz der genannten Vorteile von DearEmployee gegenüber COPSOQ ist es wichtig, die individuellen Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens zu berücksichtigen. Nur so kann die bestmögliche Entscheidung für die Durchführung der GB Psych werden. In jedem Fall ist es wichtig, auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter:innen zu achten und Maßnahmen zu ergreifen, um die Arbeitsbedingungen kontinuierlich zu verbessern.

Du möchtest wissen, wie deine individuellen Mitarbeiter:innen sich fühlen, um deine Mitarbeitergesundheit im Unternehmen zu verbessern?

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen