Auf einen Blick: §6 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) verpflichtet Arbeitgeber, die Ergebnisse der GB Psych, festgelegte Maßnahmen, deren Durchführung und Wirksamkeitskontrolle schriftlich oder digital zu dokumentieren. Eine vollständige GB Psych-Dokumentation besteht aus 4 Pflichtbestandteilen. Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt bei Behördenkontrollen als Verstoß und kann Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG auslösen. Als Richtwert haben sich mindestens 5 Jahre etabliert; das ArbSchG selbst nennt keine feste Frist.
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist durchgeführt — und jetzt? Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel von ihrer GB Psych-Pflicht erst mit der korrekten Dokumentation erfüllt ist. Denn gemäß §6 ArbSchG reicht es nicht aus, eine Befragung durchgeführt zu haben. Das Gesetz verlangt, dass Du Ergebnisse, Maßnahmen und deren Überprüfung nachvollziehbar festhältst — und das dauerhaft.
Verfasst von Dr. Amelie Wiedemann, Arbeits- und Organisationspsychologin, zuletzt aktualisiert März 2026. DearEmployee, Anbieter für psychische Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) Software, unterstützt Unternehmen bei rechtssicherer Dokumentation nach §6 ArbSchG.
Ob PGB, GB Psych oder GBU Psych: Alle Bezeichnungen meinen dieselbe gesetzliche Anforderung — und alle unterliegen denselben Dokumentationspflichten nach §6 ArbSchG.
In diesem Artikel erfährst Du genau, was dokumentiert werden muss, in welchem Format, wie lange und welche Fehler Unternehmen bei einer Kontrolle durch die Arbeitsschutzbehörden in echte Schwierigkeiten bringen.
Hinweis: Dieser Artikel ist Teil unseres Guides zur GB Psych nach §5 ArbSchG. Wenn Du wissen möchtest, warum die Pflicht 2026 stärker durchgesetzt wird, lies auch unseren Artikel zur GB Psych-Pflicht 2026.
§6 ArbSchG: Die gesetzliche Grundlage der Dokumentationspflicht
§5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) verpflichtet Arbeitgeber seit 2013, eine Gefährdungsbeurteilung — inklusive psychischer Belastungen — durchzuführen. Der direkt anschließende §6 ArbSchG regelt die Dokumentation. Er lautet (vereinfacht): Arbeitgeber müssen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung dieser Maßnahmen schriftlich oder digital dokumentieren.
Die GB Psych-Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten — unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.
Das klingt einfach — ist es aber nicht, sobald man in die Details geht. Die Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht der Länder, Berufsgenossenschaften) prüfen bei Betriebskontrollen nicht nur, ob eine Dokumentation vorliegt, sondern ob sie vollständig, nachvollziehbar und aktuell ist. Eine halbfertige Excel-Tabelle oder ein vages Word-Dokument genügt den Anforderungen in der Regel nicht.
Die 4 Pflichtbestandteile der GB Psych-Dokumentation
Aus §6 ArbSchG und den GDA-Leitlinien (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) leiten sich vier Kernelemente ab, die jede vollständige GB Psych-Dokumentation enthalten muss:
1. Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung
Hier geht es um die tatsächlichen Befunde: Welche psychischen Belastungsfaktoren wurden in welchen Bereichen oder Tätigkeitsgruppen identifiziert? Konkret heißt das:
- Welche Gefährdungen (z. B. hohe Arbeitsintensität, mangelnde Handlungsspielräume, emotionale Anforderungen) wurden festgestellt?
- In welchem Ausmaß liegen sie vor — und für wen genau (Bereich, Tätigkeit, Stellengruppe)?
- Was waren die Erhebungsmethode und der Erhebungszeitraum?
Typischer Fehler: Nur zu notieren "keine besonderen Belastungen festgestellt" ohne jegliche Begründung oder Datenbasis. Das ist für Behörden wertlos — und im Zweifel ein Eingeständnis, dass keine ernsthafte Erhebung stattgefunden hat.
2. Festgelegte Maßnahmen
Für jede identifizierte Gefährdung muss dokumentiert sein, welche Maßnahme ergriffen oder warum auf eine Maßnahme verzichtet wurde. Die GDA-Leitlinien empfehlen hier die klassische PDCA-Logik (Plan-Do-Check-Act):
- Was wird konkret unternommen? (z. B. Überarbeitung der Schichtplanung, Einführung von Supervisionsangeboten, Schulung der Führungskräfte)
- Wer ist verantwortlich?
- Bis wann soll die Maßnahme umgesetzt sein?
Das Dokument muss zeigen, dass Du nicht nur erkannt hast, wo Handlungsbedarf besteht — sondern dass Du auch konkret gehandelt hast oder hast handeln lassen.
3. Überprüfung der Durchführung
Wurde die geplante Maßnahme tatsächlich umgesetzt? Das ist der Bestandteil, der am häufigsten fehlt: Eine kurze Notiz mit Datum und Person, die bestätigt, dass die Maßnahme wie geplant implementiert wurde. Ohne diesen Schritt bleibt die Dokumentation ein Wunschdokument — kein Nachweis.
4. Überprüfung der Wirksamkeit
Hat die Maßnahme das gewünschte Ergebnis gebracht? Dieser letzte Schritt schließt den Kreislauf. In der Praxis bedeutet das: eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe — mit dokumentiertem Ergebnis. In der Praxis hat sich ein Zeitraum von 12–18 Monaten bewährt.
Format: Digital oder Papier — was ist erlaubt?
§6 ArbSchG spricht von "schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch". Das bedeutet: Beide Formate sind zulässig. Wichtiger als das Medium ist, dass die Dokumentation:
- jederzeit zugänglich ist (für Arbeitgeber, Betriebsrat, Behörden)
- die Authentizität des Dokuments sichergestellt ist (d. h. nachträgliche Änderungen erkennbar oder ausgeschlossen sind)
- dauerhaft lesbar bleibt
In der Praxis hat die digitale Dokumentation klare Vorteile: Sie ist durchsuchbar, kann mit Zugangsberechtigungen versehen werden, lässt sich automatisiert an Fristen erinnern und schafft eine lückenlose Versionshistorie. Papierbasierte Ablage in Ordnern ist zwar rechtlich ausreichend, aber in der Praxis fehleranfällig — Dokumente gehen verloren, Fristen werden übersehen, Maßnahmen-Updates werden nicht eingepflegt.
Wichtig für Betriebe mit Betriebsrat: Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Die gewählte Ablageform muss dieses Einsichtsrecht praktisch ermöglichen.
Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?
Das ArbSchG selbst nennt keine konkrete Aufbewahrungsfrist. Die allgemeine Empfehlung der Aufsichtsbehörden lautet: mindestens so lange, wie der dokumentierte Zustand relevant ist — also bis zur nächsten vollständigen Überarbeitung der GB Psych plus eine angemessene Nachwirkungszeit.
In der Praxis haben sich folgende Richtwerte etabliert:
- Aktuelle Dokumentation: Stets aktuell halten, mindestens bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen aktualisieren
- Abgeschlossene Zyklen: Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GB Psych-Zyklus aufbewahren (angelehnt an allgemeine arbeitsrechtliche Verjährungsfristen)
- Beinaheunfälle und Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug: Bis zu 30 Jahre (analog zu Vorschriften für Berufskrankheitendokumentation)
Für die Praxis empfehlen wir: Dokumentiere in einem System, das automatisch Versionen mit Zeitstempeln speichert. So kannst Du im Nachhinein immer nachweisen, was zu welchem Zeitpunkt dokumentiert war.
Die häufigsten Dokumentationsfehler — und wie Du sie vermeidest
Aus der Praxis der Arbeitsschutzbehörden und aus Beratungsgesprächen zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:
Fehler 1: Zu vage, zu allgemein
"Keine wesentlichen Gefährdungen festgestellt" ohne Datenbasis ist kein Dokumentationsnachweis — es ist eine unbegründete Aussage. Eine GB Psych-Dokumentation muss zeigen, wie Du zu diesem Ergebnis gekommen bist.
Fehler 2: Maßnahmen ohne Verantwortliche und Fristen
"Kommunikation verbessern" als Maßnahme ist wertlos. Korrekt wäre: "Einführung monatlicher Teamgespräche in Abteilung X — verantwortlich: Teamleiterin Müller — bis 30.06.2026."
Fehler 3: Fehlende Wirksamkeitskontrolle
Der am häufigsten übersprungene Schritt. Eine GB Psych ohne Wirksamkeitsprüfung ist aus Sicht des Gesetzes unvollständig — auch wenn Erhebung und Maßnahmen korrekt dokumentiert sind.
Fehler 4: Veraltete Dokumentation
Die GB Psych ist kein einmaliges Dokument. Sie muss nach wesentlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen (Umstrukturierung, neue Tätigkeiten, Homeoffice-Einführung) aktualisiert werden. Ein Dokument aus 2019, das nie überarbeitet wurde, schützt nicht vor Bußgeldern.
Fehler 5: Aggregierte Ergebnisse ohne Tätigkeitsbezug
Die Dokumentation muss zeigen, welche Gefährdungen für welche Tätigkeiten oder Bereiche festgestellt wurden. Betriebsübergreifende Gesamtscores ohne differenzierte Auswertung genügen den GDA-Anforderungen nicht.
Fehler 6: Keine Betriebsrats-Einbindung dokumentiert
Falls ein Betriebsrat besteht, muss seine Einbindung in den GB Psych-Prozess dokumentiert sein — sowohl die Information als auch eine eventuelle Mitbestimmung nach §87 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz).
Praxis-Checkliste: Was ein vollständiges GB Psych-Dokumentationspaket enthält
Nutze diese Checkliste, um zu prüfen, ob Deine Dokumentation behördensicher ist:
Prozessdokumentation
- Datum und Methode der Erhebung
- Beteiligte Personen (Projektverantwortliche, ggf. Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit)
- Dokumentation der Betriebsrats-Einbindung (falls vorhanden)
- Erfasste Tätigkeitsbereiche oder Stellengruppen
- Rücklaufquote der Befragung (bei Fragebogenverfahren)
Ergebnisdokumentation
- Auswertung nach Belastungsdimensionen (z. B. Arbeitsintensität, Handlungsspielraum, soziale Unterstützung)
- Differenzierung nach Bereichen / Tätigkeitsgruppen
- Bewertung: Wo besteht Handlungsbedarf?
Maßnahmendokumentation
- Konkrete Maßnahme je identifizierter Gefährdung
- Verantwortliche Person
- Geplantes Umsetzungsdatum
- Tatsächliches Umsetzungsdatum (nach Durchführung)
Wirksamkeitskontrolle
- Methode der Überprüfung (Nachbefragung, Feedbackgespräch, erneutes Assessment)
- Ergebnis der Überprüfung
- Ggf. Folgemaßnahmen
Formale Anforderungen
- Versionierung und Datierung aller Dokumente
- Zugänglichkeit für Betriebsrat und Behörden sichergestellt
- Aufbewahrung für mindestens 5 Jahre sichergestellt
Wie DearEmployee die Dokumentation automatisiert
Einer der häufigsten Gründe, warum die GB Psych-Dokumentation lückenhaft bleibt: Sie entsteht manuell, in verschiedenen Systemen, von verschiedenen Personen — und niemand hat die Übersicht über den Gesamtstatus.
DearEmployee, Anbieter für psychische Gefährdungsbeurteilung (GB Psych) Software, löst das strukturell: Die Plattform erzeugt aus dem Befragungsprozess automatisch eine revisionssichere Dokumentation, die alle vier Pflichtbestandteile nach §6 ArbSchG abdeckt. Das heißt konkret:
- Ergebnisse werden automatisch nach Bereichen und Belastungsdimensionen aufbereitet — DSGVO-konform, anonym, sofort exportierbar
- Maßnahmen können direkt in der Plattform erfasst werden, mit Verantwortlichen, Fristen und Status-Tracking
- Wirksamkeitskontrolle wird als Follow-up-Befragung automatisch angestoßen und dokumentiert
- Versionshistorie ist lückenlos — jeder Schritt ist mit Zeitstempel und Nutzer nachvollziehbar
Das Ergebnis: ein PDF-Export, der bei Behördenkontrolle oder Betriebsratsgespräch sofort vorzeigbar ist — ohne stundenlange Zusammensuche von Dokumenten aus verschiedenen Ordnern.
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Fazit: Dokumentation ist kein Bürokratieakt — sie ist Dein Schutzschild
Eine vollständige GB Psych-Dokumentation nach §6 ArbSchG ist mehr als eine gesetzliche Pflichterfüllung. Sie schützt Dich bei Betriebskontrollen, schafft Transparenz gegenüber dem Betriebsrat und — was oft vergessen wird — macht Deinen Maßnahmenprozess erst steuerbar. Wer nicht dokumentiert, was er getan hat, kann auch nicht überprüfen, ob es gewirkt hat.
Wenn Du das Thema strukturiert angehst und mit einem System arbeitest, das die Dokumentation automatisch mitführt, ist der Aufwand überschaubar. Wenn Du die Dokumentation nachträglich zusammenstückeln musst, wird sie zur echten Belastung.
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