Tschüss Assessment-Action-Gap! Hallo Maßnahmen!

In vielen Unternehmen finden wir ein “Assessment Action Gap” vor: Sie haben z.B. in der Vergangenheit eine psychische Gefährdungsbeurteilung (PGB) bei den Beschäftigten durchgeführt – aber es folgten keine Maßnahmen zur Förderung der Gesundheit. Um Unternehmen den Weg zu passgenauen Maßnahmen zur Reduzierung von psychischer Belastung zu erleichtern, hat DearEmployee die “Tags” eingeführt. Nun folgt der nächste Schritt: Ab jetzt können Unternehmen bei DearEmployee im Rahmen der psychischen Gefährdungsbeurteilung eigene Maßnahmen tracken und sich von konkreten Maßnahmenvorschlägen inspirieren lassen. Zur internen Umsetzung gibt es Do it yourself-Anleitungen. Für externe Hilfe können Nutzer*innen direkt unverbindliche Angebote von Anbietern anfragen. Damit will DearEmployee den Einzug wirksamer Veränderungen für die Beschäftigten beschleunigen.

DearEmployee als Maßnahmenmanagement Center

Bisher mussten sich Unternehmen nach einer durchgeführten psychischen Gefährdungsbeurteilung viel Zeit nehmen und starke Nerven behalten: Um erstmal herauszufinden, was intern schon umgesetzt wird, um Lücken in der Gesundheitsförderung in Excel-Listen festzuhalten und Ideen für neue Maßnahmen zu erarbeiten. Da zieht einiges an Zeit ins Land und bevor die Beschäftigten etwas von den Bemühungen spüren sind viele Ressourcen bereits verbraucht.

Nun können Unternehmen in einem neuen Bereich auf der DearEmployee Plattform sämtliche Maßnahmen verwalten, die sie für die gesamte Organisation oder nur bestimmte Einheiten planen oder bereits umsetzen. Um den Überblick über alle Personal- und Gesundheitsmaßnahmen zu behalten, können Nutzer*innen die Maßnahmen mit Zuweisung von Zielgruppen, Start- und Enddatum auf der Plattform eintragen.

Hochwertige und passende Maßnahmen direkt buchbar

Unternehmen erhalten außerdem ab sofort Zugang zu hochwertigen Maßnahmenbeschreibungen, die genau zu den identifizierten Risiken und Potentialen passen. So können sich Unternehmen unverbindlich inspirieren lassen. Zur internen Umsetzung gibt es viele Do it yourself-Anleitungen. Benötigen sie jedoch externe Unterstützung, können sie unverbindliche Angebote von Anbietern abfragen. Damit will DearEmployee den Einzug wirksamer Veränderungen für die Beschäftigten beschleunigen.

Insgesamt finden Nutzer*innen Maßnahmen, die alle 46 Arbeitsbedingungen aus den 7 Handlungsfeldern der psychischen Gefährdungsbeurteilung abdecken. Sie stammen aus verschiedenen Kompetenzbereichen, wie der Betrieblichen Gesundheitsförderung, dem Arbeitsschutz, der Arbeitsmedizin, der Organisations-/Personalentwicklung und dem Bereich Digitalisierung/Innovation. Der Schwerpunkt liegt auf der Verhältnisprävention, d.h. die meisten Maßnahmen zielen auf eine Veränderung der Arbeitsbedingungen ab. Aber auch verhaltenspräventive Maßnahmen, wie z.B. Soforthilfen zur Reduktion der akuten psychischen Belastung, sind enthalten. Darüber hinaus werden verschiedene Maßnahmenformate angezeigt, sodass für jeden eine passende Maßnahme dabei ist.

Beispiel: Eine DearEmployee Kundin benötigte eine Maßnahme für das interne Networking. Sie soll leicht zu implementieren sein, zugleich innovativ und für alle Beschäftigten verfügbar sein. Auf der Plattform findet sie intern umsetzbare, digitale Ideen und App-Vorschläge. Benötigt eine bestimmte Zielgruppe eine einmalige Maßnahme, bei der intensiver themenbezogener Austausch im Vordergrund steht, gibt es auch hierzu das passende Workshopformat. Beratungen und Coachings, die einen eher umfassenden Ansatz verfolgen, sind ebenfalls auf der Plattform zu finden.

Akute Unterstützung gefällig? Am besten datengetriebene psychosoziale Soforthilfe anbieten

Viel lässt sich intern umsetzen. Und das ist auch gut so. Doch, jede:r Beschäftigte hat individuelle Sorgen oder Herausforderungen. Als Arbeitgeber kann man nicht alle im Blick haben. Je nach Anliegen bevorzugen viele Beschäftigte ohnehin externen Support. Durch Care geben Sie mit gutem Gewissen einen Teil der Fürsorgepflicht in die Hände von Profis – wir sind jederzeit für Ihre Beschäftigten da. Wie? Je nach Anliegen bekommen Ihre Beschäftigten immer die richtige Ansprechperson an die Seite: bei beruflichen Herausforderungen und akuten psychischen Problemen mit examinierten psychologischen Psychotherapeut:innen, und in allen Fragen rund um die Familie (von Kita- bis Pflegeplatz-Suche) mit sozialpädagogischen und Pflegefachkräften – sogar zeitlich unbegrenzt.

Neugierig geworden? Wir stellen Ihnen DearEmployee gerne in einem Online-Demo vor.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern
Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat
Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026
Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

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