Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – warum jetzt?

Warum sollte jedes Unternehmen eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung durchführen? Darauf gibt es verschiedene Antworten: Gesetzliche Vorgaben, Unternehmensbindung, Mitarbeitermotivation, Arbeitszufriedenheit und natürlich die Mitarbeitergesundheit. Im Folgenden werden wir uns hauptsächlich auf letzteres konzentrieren und in Bezug auf die Kosten für die Mitarbeiter:innen und die Arbeitgeber setzen. Der Anteil an psychischen Erkrankungen aufgrund von psychischer Belastung am Arbeitsplatz hat über die letzten Jahre in allen Branchen zugenommen. Begriffe wie Burnout und Depressionen im Arbeitskontext fallen immer öfters.

Der Psychoreport der gesetzlichen Krankenversicherung DAK zeigt: Die Krankschreibungen aufgrund psychischer Erkrankungen sind seit 1997 um 208% gestiegen. Bei anderen Erkrankungen ist lediglich ein Anstieg von 31% zu verzeichnen. Diese Zahlen spiegeln noch nicht die gestiegene psychische Belastung in Folge der Coronapandemie dar. Zu den Folgen zählten einer Metaanalyse in Globalization and Health zufolge vor allem Angststörungen und Depressionen. Trotzdem ist in vielen Betrieben psychische Erkrankungen immer noch ein Tabuthema. Arbeitgeber sollten psychische Belastungen aus der Tabuzone holen und ihren Beschäftigten aktiv und anonym Hilfe anbieten. Ein Mittel dafür ist eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, die den Arbeitgeber dabei unterstützt, den Bedarf für Unterstützungsangebote zu erfassen.

Was sind krankmachende Belastungen?

Psychische Belastungen am Arbeitsplatz sind deutlich schwerer zu erkennen als körperliche Belastungen und können eine Vielzahl von unangenehmen Folgen haben: Für die Betroffenen und für das Unternehmen. Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass eine psychische Belastung nicht zwangsläufig krank macht. Abhängig von der Art der Belastung und den zur Verfügung stehenden Ressourcen und Bewältigungsstrategien der Person kann die Auswirkung der Belastung auch nur kurzfristig Folgen zeigen. Stellt das Unternehmen seinerseits ausgleichende Mittel zur Verfügung, kann eine dauerhafte Fehlbelastung und damit die Ursache von Erkrankungen in vielen Fällen vermieden werden. In manchen Branchen sind jedoch bestimmte Belastungen unvermeidbar. Ein Beispiel hierfür: Der Schichtdienst in Pflegeberufen. In viele Branchen treten dieselben ungünstigen Faktoren auf, wie zum Beispiel „Arbeitsplatzunsicherheit“, „Überstunden“ und „Arbeitsintensität“.

Insgesamt hat sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren durch Globalisierung und Digitalisierung rasant verändert und weiter beschleunigt. Dank Smartphones sind wir rund um die Uhr erreichbar – nicht nur telefonisch. Eine durch die Corona-Pandemie steigende Zahl von Homeoffice-Arbeitsplätzen lässt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem weiter verschwimmen und nicht alle Unternehmen und Beschäftigten hatten die Zeit sich optimal an diese Veränderungen anzupassen. Die Folge: Eine Zunahme der psychischen Belastung am Arbeitsplatz und damit einhergehend eine Zunahme an gesundheitlichen Folgen und Verdienstausfällen auf beiden Seiten. Hier sind Anpassungen dringend notwendig, um die psychischen Belastungen zu reduzieren.

Warum eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung durchgeführt werden sollte

Wird die psychische Überbelastung der Beschäftigten dauerhaft ignoriert, gehören zu den möglichen Folgen allgemeine psychosomatische Störungen und Erkrankungen wie Verdauungs- und Herzbeschwerden, Muskel- und Skeletterkrankungen, erhöhter Nikotin-, Alkohol- und Medikamentenkonsum sowie Leistungsminderung, Unzufriedenheit, innere Kündigung, Depression und Burnout. Das kostet. Eine psychische Erkrankung ist mit durchschnittlich 35,5 Arbeitsunfähigkeitstagen deutlich langwieriger als beispielsweise eine Atemwegserkrankung mit durchschnittlich 6,5 Arbeitsunfähigkeitstagen. Die Folge sind steigende Kosten für Unternehmen durch Ausfall von Beschäftigten. Hier fallen die direkten Krankheitskosten sowie Kosten für Frühberentung aufgrund von psychisch bedingten negativen Gesundheitsfolgen besonders hoch aus, wenn man von einer durchschnittlichen Arbeitsunfähigkeitsdauer von 17,4 Tagen je Arbeitnehmer:in im Jahr 2018 ausgeht. Die finanziellen Einbußen aufgrund von Produktionsausfällen (Lohnkosten) sowie Bruttowertschöpfungsausfälle (Verlust an Arbeitsproduktivität) sind jedoch ebenfalls nicht zu unterschätzen. Die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle aufgrund von Arbeitsunfähigkeit lagen im Jahr 2018 bei 85 Milliarden Euro und die Ausfälle von Bruttowertschöpfung bei 145 Milliarden Euro (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin).

Vor dem Hintergrund dieser Daten kann die psychische Gesundheit der Beschäftigten als wichtiges Wirtschaftsgut bezeichnet werden. Negative psychische Beanspruchungsfolgen können durch eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und darauf folgende bedarfsgerechte Maßnahmen reduziert werden. So lassen sich Gesundheit, Motivation und Bindung der Beschäftigten gewährleisten und krankheitsbedingte finanzielle Einbußen des Unternehmens möglichst gering halten.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern
Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat
Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026
Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

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