Dr. Amelie Wiedemann
Februar 27, 2023
IT, Motivation

Motivation in der IT: Was wirklich antreibt

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Oftmals wird die Motivation der Beschäftigten den Führungskräften zugeschrieben. Solche Ansätze zielen jedoch in der Regel nur auf die extrinsische und nicht auf die intrinsische Motivation ab. Zudem kann eine rein extrinsische Belohnung sogar demotivierend wirken, wenn sie die intrinsische Motivation untergräbt. Denn sobald der extrinsische Faktor wegfällt, werden Verhalten und Engagement in Frage gestellt. Im Folgenden stellen wir unsere Daten vor und zeigen, was die Mitarbeiter:innen wirklich motiviert.

Was motiviert IT-Mitarbeiter:innen am meisten?

Diese Frage beschäftigt derzeit alle, denn das Thema wird im Zuge des Fachkräftemangels und der Employee Retention in der IT immer wichtiger. Wir haben nachgefragt und insgesamt 6047 Beschäftigte aus der IT-Branche (Stand: 25.01.23) haben geantwortet. Die TOP 5 der stärksten Einflussfaktoren auf die Motivation sind:

1. Bedeutsamkeit:

Das Gefühl, dass die Arbeit einen Mehrwert hat, trägt maßgeblich zur Motivation bei. Eine hohe Bedeutsamkeit verhilft dabei Arbeit in Bestimmung zu re-interpretieren.

2. Vielseitigkeit der Aufgaben:

Durch abwechslungsreiche Aufgaben, die ein gewisses Maß an Flexibilität ermöglichen, fühlen sich Beschäftigte autonomer. Vielfältige Aufgaben erhöhen die Motivation, da durch die Abwechslung die Arbeit in einen Sinn umgedeutet wird.

3. Talent:

Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen. Das eigene Talent einbringen zu können, ist grundsätzlich anerkennend.

4. Qualifikation:

Projekte, die der eigenen Qualifikation entsprechen, werden motivierter ausgeführt. Unter- und Überqualifikation führen eher zu Frustration, die sich auf die Arbeitsmoral auswirkt.

5. Rollenverständnis:

Abwechslungsreiche Aufgaben steigern die Motivation, allerdings nur, wenn die Rolle im Unternehmen klar definiert ist. Ein hohes Rollenverständnis erleichtert die Kommunikation der Aufgaben und verringert die Diffusion.

Welche anderen Faktoren beeinflussen die Mitarbeitermotivation?

Unternehmenskultur:

Eine positive Unternehmenskultur wirkt sich natürlich auch auf die Motivation der Mitarbeiter:innen aus. Teil der Kultur sind die Unternehmenswerte, die die Motivation maßgeblich steuern. Hier ist eine hohe Kongruenz zwischen Mitarbeiter:innen und Unternehmen wichtig, da dies Identifikation schafft.

Vergütung und Benefits:

Oftmals einer der ersten Gedanken sind höhere Vergütung und exklusive Benefits, wenn die Motivation sinkt, anzubieten. Als extrinsischer Motivator ist mehr Geld vorübergehend effektiv, verliert jedoch auch schnell seine Wirkung. Trotzdem ist eine faire Bezahlung natürlich eine Voraussetzung, um Mitarbeiter:innen zu motivieren. Zusatzleistungen sind hierbei oft eine Maßnahme, die als Mittelweg gewählt werden. Jedoch gewöhnen sich Beschäftigte auch an diese schnell, weshalb auch bei Benefits Vorsicht geboten ist.

Arbeitsumgebung:

Mit einer Veränderung der Arbeitsumgebung kann ebenso die Motivation gesteigert werden. Hierbei sind die Möglichkeiten sehr individuell, aber Angebote wie Remote-Work oder das Mitbringen des Hundes sind oftmals beliebt. Eine offene Feedback-Kultur ist eine der besten Wege, um herauszufinden, wie der Arbeitsplatz verändert werden soll.

Wie motiviert ist die IT-Branche im Vergleich?

Die Untersuchung von DearEmployee (Stand: 25.01.23) hat zusätzlich auch den Anteil der unmotivierten Mitarbeiter:innen erfasst. Die IT-Branche ist hierbei auf Platz 5 im Ranking, wobei insgesamt geben 3,63% der 6047 Mitarbeiter:innen angaben unmotiviert zu sein.

Fazit

Zusammenfassend zeigt sich, dass die IT-Branche nicht nur Fachkräfte braucht, sondern auch die bestehenden Mitarbeiter:innen motivieren muss. Unmotivierte Mitarbeiter:innen kosten Unternehmen jedes Jahr mehrere Milliarden. Im Gegensatz dazu kostet es nicht viel die Beschäftigten zu fragen, was ihre Interessen sind und was sie den intrinsisch motiviert. Unternehmen, die in der Lage sind ihre Mitarbeiter:innen zu motivieren, beziehungsweise motiviert zu halten, schaffen es auch diese zu binden.

Du möchtest wissen, wie Deine individuellen Mitarbeiter:innen sich fühlen, um deine Mitarbeitermotivation im Unternehmen zu verbessern?

Let’s talk #Makingworkabetterplace

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen