DearEmployee
April 28, 2020
Corona

Psychische Belastung aufgrund von Corona minimieren – Arbeitsschutzstandard

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Die Corona-Krise verunsichert nicht nur Unternehmen, sondern auch ihre Beschäftigte. Die Angst vor dem Arbeitsplatzverlust, vor der unsicheren Zukunft und, dass geliebte Personen oder man selbst erkrankt – dies sind nur einige Beispiele der Ängste und Sorgen mit denen Menschen auf der ganzen Welt täglich konfrontiert sind. Durch die Einführung von Kurzarbeit oder die Arbeit im Homeoffice haben sich die Arbeitsbedingungen in Deutschland massiv verändert. Diese neuen Arbeitsbedingungen können bei Beschäftigten zu bisher unbekannten Fehlbelastungen führen. Auch wenn viele Unternehmen gerade mit wirtschaftlichen Problemen zu kämpfen haben, dürfen während der Corona-Krise angemessene Arbeitsbedingungen und Arbeitsschutzmaßnahmen jedoch nicht vernachlässigt werden. Ganz im Gegenteil, Arbeitgeber sollten gerade jetzt die psychische Belastung ihrer Beschäftigten im Blick haben und präventive Maßnahmen ergreifen.

Der neue Arbeitsschutzstandard COVID19

Am 16. April hat der Bundesarbeitsminister Hubertus Heil und der Hauptgeschäftsführer der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung Dr. Stefan Huss den Arbeitsschutzstandard COVID19 vorgestellt. Dieser formuliert konkrete Anforderungen an den Arbeitsschutz in Zeiten der Corona-Krise. Darin enthalten sind Schutzmaßnahmen wie zum Beispiel die Gewährleistung eines Mindestabstands von 1,5 Metern und der Zugang zu ausreichend Hygienevorrichtungen. Büroarbeiten sollen nach Möglichkeit im Homeoffice stattfinden, besonders bei Beschäftigten, die Kinder oder pflegebedürftige Angehörige betreuen müssen. Auch der Präsentismus, ein oft behandeltes Thema in der Arbeitspsychologie, rückt nun in den Fokus – der Arbeitsschutzstandard fordert von allen Beschäftigten niemals krank zur Arbeit zu erscheinen.

Psychische Belastung in den neuen Arbeitsschutzstandards

Auch zur Minimierung der psychischen Belastung durch Corona wird der Arbeitgeber in dem Schreiben explizit aufgefordert. Die Beschäftigten müssen die Möglichkeit haben, sich an einen Betriebsarzt oder eine Betriebsärztin wenden zu können, um dort Ängste und psychische Belastungen zu thematisieren. Neben diesen Ängsten soll der Arbeitgeber in Zuge von Corona erhöhte psychische Belastungen, wie mögliche konflikthafte Auseinandersetzungen mit Kund*innen, langandauernde hohe Arbeitsintensität in systemrelevanten Branchen sowie Anforderungen des Social Distancing berücksichtigen. Diese zusätzlichen psychischen Belastungen sollen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung erfasst und darauf basierend geeignete Maßnahmen ergriffen werden.

Aktuelle psychische Belastung durch den CoronaCare Survey schnell erkennen

In Reaktion auf die Corona-Krise bietet DearEmployee zurzeit den eigens entwickelten CoronaCare Survey an. Der Fragebogen deckt neben der Gesundheit auch die aktuell wichtigsten Arbeitsthemen ab: das Arbeiten im Home Office (Erreichbarkeit, flexibles Arbeiten), soziale Isolation und Digitalkompetenz. In dieser Stresssituation können Arbeitgeber mit diesem Kurzfragebogen zeigen, dass ihnen die Gesundheit ihrer Belegschaft am Herzen liegt. Denn gerade jetzt müssen Unternehmen ihre Kräfte effizient einsetzen, um Stress zu minimieren, Ängste der Beschäftigten zu bewältigen und Resilienz optimal zu fördern. Der CoronaCare Survey identifiziert akute Arbeitsbelastungen im Unternehmen und unterstützt die Beschäftigten durch zielgerichtete und digitale Maßnahmen.

Ist eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zurzeit sinnvoll?

Der CoronaCare Survey hilft Unternehmen den aktuellen Status hinsichtlich der psychischen Belastung durch Corona einzuschätzen und schnell Maßnahmen zu ergreifen. Denn die aktuellen teilweise drastischen Veränderungsprozesse in Unternehmen erfordern ein schnelles Handeln. Der Kurzfragebogen ist jedoch kein Ersatz für eine psychische Gefährdungsbeurteilung im Sinne des § 5f ArbSchG. Arbeitgeber sollten, sobald die Corona-Krise entschärft ist, auch die gesetzlich vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung in ihrem vollem Umfang durchführen. Unternehmen können die psychische Gefährdungsbeurteilung einfach, schnell und unkompliziert online, also auch mit Beschäftigten im Homeoffice, umsetzen. Sie hilft zusammen mit den richtigen Maßnahmen psychische Belastungen frühzeitig zu erkennen, vorzubeugen und die psychische Gesundheit der Beschäftigten nachhaltig zu sichern.

Autorin: Charlott Hoebel

Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen