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November 8, 2021
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Employer Branding und mentale Gesundheit

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Good health is good employer branding?

Employer Branding ist in vielen Unternehmen als Strategie zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität bekannt. Ziel ist es die Motivation und Bindung der Beschäftigten am Arbeitsplatz zu steigern und darüber hinaus die Attraktivität für neue Beschäftigte zu erhöhen. Mit der vorherrschenden Corona-Pandemie ist zudem vor allem mentale Gesundheit am Arbeitsplatz zu einem wichtigen Thema innerhalb von Unternehmen geworden. Ganze 14 Prozent der Beschäftigten, die regelmäßig nach Beschwerden und Symptomen befragt wurden, fühlen sich ausgebrannt (Stand 01.10.2021). Gesunde Mitarbeiter:innen sind zufriedener und reden auch darüber. Die Top-Job Studie Sankt Gallen zeigt, dass in attraktiven Unternehmen die Beschäftigten gesünder sind, der allgemeine Gesundheitszustand besser und die emotionale Erschöpfung deutlich reduziert ist. Sprich, good health IS good business.

Gute Arbeitsbedingungen als Schlüssel für Employer Branding.

Wenn also Arbeitgeber:innen sowohl für das externe Employer Branding (Recruiting) als auch das interne Employer Branding (Bindung) alles richtig machen wollen, dann sollten sie den Fokus auf die herrschenden Arbeitsbedingungen setzen. Gerade mit Hinblick auf die nächste Generation müssen sie sich folgende Fragen stellen:

Sind wir als Unternehmen mit den Arbeitsbedingungen, die wir haben, zukunftsfähig aufgebaut?
Wissen wir was die Bedarfe von aktiven Mitarbeiter:innen oder von potentiellen Fachkräften sind?
Mit welchen Top-Arbeitsbedingungen können wir werben?

Das richtige Mindset im Personalmanagement ist hier entscheidend. Notwendig ist eine strategische und zukunftsgerichtete Perspektive. Dazu gehört eine gesunde Selbstkritik und die Bereitschaft der kritischen Prüfung der Unternehmens- und Führungskultur und von Effizienz, Effektivität und Zukunftstauglichkeit der Personalinstrumente.

Employer Branding – Let`s get started!

Tue Gutes und rede darüber? Ein klares Jein. Ein Obstkorb hier, eine Meditations-App da – viele Unternehmen werben mit dem Faktor Gesundheit um neue Mitarbeitende zu gewinnen. Doch wie kann ich wirklich dafür sorgen, dass Mitarbeitermaßnahmen effektiv und nachhaltig auf die mentale Gesundheit meiner Teams einzahlen?
Das ist zu tun: Zunächst einmal sollten Unternehmen anhand einer Ist-Analyse die Arbeitsbedingungen analysieren, Ressourcen aufdecken und nutzen. Das hilft Bedarfe zu verstehen und passgenaue Maßnahmen zu etablieren. So wird die Gesundheit, Motivation & Bindung von Beschäftigten und die Arbeitgeberattraktivität gestärkt. Diese kann als Grundlage fungieren um ein neues Konzept zur Verbesserung von Arbeitsbedingungen zu entwickeln. Somit kann das betriebliche Gesundheitsmanagement erleichtert werden und die Gestaltung und Festsetzung von Zielen im Employer Branding einfacher gestaltet werden.

Wie steht es um das Thema Employer Branding in Ihrem Unternehmen? DearEmployee ist Ihr Partner für mentale Gesundheit am Arbeitsplatz.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen