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Januar 12, 2022
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Employer Branding – Happy Workplace through Mental Health

Q: Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus. Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Q: Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch. Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Q: Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG. Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

Mentale Gesundheit und weiter?

Erfolgreiches Employer Branding zeichnet sich sowohl intern als auch extern ab. Hierbei ist mentale Gesundheit im Unternehmen von hoher Wichtigkeit. Nicht nur um die Arbeitgeberattraktivität zu steigern, sondern um das Wohlbefinden und die Unternehmenskultur zu stärken. Wichtig ist dabei, nicht nur nach außen hin am nachhaltigen und gesundheitsfördernden Gesundheitsmanagement zu arbeiten, sondern sich auch innerhalb des Unternehmens die Bindung und Motivation von Beschäftigten anzuschauen. Um Arbeitsbedingungen nachhaltig, gesund und motivierend gestalten zu können, sollte man vor allem die Bindung und Motivation von Beschäftigten begutachten. Laut einer durchgeführten Befragung von DearEmployee (Stand: 01.11.2021) fühlen sich 9,6% der Beschäftigten an ihr Unternehmen “gering” oder “eher gering” gebunden. 2,5% der Beschäftigten fühlen sich “gering” bzw. “eher gering” motiviert. Die wichtigsten Einflussfaktoren sind hierbei die Wertschätzung, die Unternehmenswerte und Bedeutsamkeit innerhalb des Unternehmens.

Arbeitsbedingungen verändern?

Doch wie genau schafft man es Motivation und Bindung der Beschäftigten zu steigern? Ein Arbeitsplatz mit gesunden und motivierenden Arbeistbedingungen, reduzierten Risikofaktoren, Toleranz und Akzeptanz, kann schon vieles bei Beschäftigten bewirken. Offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber*in und Beschäftigten, kann das Vertrauen stärken und somit die Bindung steigern. Neben verhaltenspräventiven Maßnahmen, wie achtsamkeitsbasierten Apps und Co., sind vor allem verhältnispräventive Maßnahmen in den Vordergrund zu stellen. Gute Arbeitsbedingungen folgen keinem globalen Ansatz und müssen für jedes Unternehmen individuell bestimmt werden. Jedes Unternehmen, jeder Arbeitsplatz und die Beschäftigten sind einzigartig. Dadurch lassen sich konkrete Maßnahmen nur über die Analyse eigener Daten bestimmen, um so den optimalen Arbeitsplatz für Ihre Beschäftigten zu schaffen.

Happy Workplace – good Mental Health?

Reicht eine Woche “Sonderurlaub” aus, bei Beschwerden der mentalen Gesundheit der Beschäftigten? Kurzzeitige Interventionen, bringen auch kurzzeitige Ergebnisse. Um die mentale Gesundheit von Beschäftigten langfristig durch das Steigern von Bindung und Motivation zu erhöhen, bedarf es guter Organisation. Durch das Einführen von passenden Maßnahmen und der Evaluierung dieser, kann man intern, als auch extern eine Veränderung des Unternehmens herbeiführen. Wird die mentale Gesundheit von Beschäftigten innerhalb des Unternehmens gestärkt, hat dies auch einen positiven Einfluss auf die Arbeitgeberattraktivität nach außen. Dies führt nicht nur zu gesünderen und motivierenden Beschäftigten innerhalb des Unternehmens, sondern unterstützt den Recruitingerfolg.

Wie steht es um das Thema Employer Branding in Ihrem Unternehmen? DearEmployee ist Ihr Partner für mentale Gesundheit am Arbeitsplatz.

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Häufig gestellte Fragen zur GBPsych-Dokumentation

Was muss bei der GBPsych dokumentiert werden?

Vier Bestandteile: Ergebnisse, Maßnahmen, Durchführungs- und Wirksamkeitskontrolle.

Gemäß §6 ArbSchG müssen vier Bestandteile dokumentiert werden: die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nach Bereichen und Belastungsdimensionen, die festgelegten Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, die Überprüfung der Durchführung sowie die Überprüfung der Wirksamkeit. Eine Dokumentation, die nur den Befragungsprozess, nicht aber Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle enthält, ist nach §6 ArbSchG unvollständig.

Wie lange muss die GBPsych-Dokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus.

Das ArbSchG nennt keine exakte Frist. In der Praxis haben sich mindestens 5 Jahre nach Abschluss eines GBPsych-Zyklus als Standard etabliert. Bei Erkrankungen mit möglichem Arbeitsbezug gelten analog zu Berufskrankheitenregelungen bis zu 30 Jahre. Empfehlenswert ist eine digitale Ablage mit automatischer Versionierung und Zeitstempel.

Ist eine Excel-Tabelle als GBPsych-Dokumentation ausreichend?

Formal ja, praktisch oft problematisch.

Rechtlich ist jedes Format zulässig, das schriftlich oder in vergleichbarer Weise elektronisch vorliegt (§6 ArbSchG). Eine Excel-Tabelle ist also formal erlaubt, muss aber alle vier Pflichtbestandteile vollständig enthalten, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. In der Praxis scheitern Excel-Dokumente oft an Versionsproblemen und fehlender Wirksamkeitskontrolle.

Was passiert, wenn die GBPsych-Dokumentation bei einer Kontrolle fehlt?

Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG sind möglich.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation gilt als Verstoß gegen §6 ArbSchG. Die Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft kann Mängelhinweise, Verwarnungen oder Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach §25 ArbSchG aussprechen. Bei wiederholten Verstößen oder Unfällen können die Konsequenzen erheblich größer ausfallen.

Mehr zu Strafen und Bußgeldern

Muss die GBPsych digital dokumentiert werden oder reicht Papier?

Beide Formate sind erlaubt, digital hat klare Praxisvorteile.

§6 ArbSchG verlangt eine schriftliche oder vergleichbar elektronische Dokumentation, beide Formate sind also zulässig. Entscheidend ist, dass die Dokumentation jederzeit zugänglich, dauerhaft lesbar und gegen unbemerkte nachträgliche Änderungen geschützt ist. Digitale Lösungen bieten Durchsuchbarkeit, Zugriffsrechte, automatische Fristenerinnerung und eine lückenlose Versionshistorie, Papierablage ist erlaubt, aber fehleranfälliger.

Welche Rechte hat der Betriebsrat bei der GBPsych-Dokumentation?

Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht nach §80 BetrVG.

Der Betriebsrat hat nach §80 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, die gewählte Ablageform muss dieses praktisch ermöglichen. Zusätzlich besteht bei der Ausgestaltung des Verfahrens eine Mitbestimmung nach §87 BetrVG. Die Einbindung des Betriebsrats sollte selbst dokumentiert werden, da fehlende Nachweise dazu bei Kontrollen als Mangel gewertet werden können.

GB Psych und Betriebsrat

Gilt die Dokumentationspflicht auch für Betriebe unter 10 Beschäftigten?

Ja, die bisherige Ausnahme entfällt ab 2025/2026 schrittweise.

Die Dokumentationspflicht nach §6 ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Betriebe mit mindestens einem Beschäftigten. Für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten galt bislang eine vereinfachte Ausnahmeregelung, die 2025/2026 schrittweise entfällt. Damit müssen sich auch kleine Betriebe auf eine vollständige, nachvollziehbare Dokumentation einstellen.

Mehr zur GBPsych-Pflicht 2026

Wann muss die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft werden?

Laut BAuA spätestens 12–18 Monate nach Maßnahmeneinführung.

Die Wirksamkeitskontrolle ist der am häufigsten übersprungene Bestandteil, ohne ihn ist die GBPsych nach §6 ArbSchG unvollständig. Die BAuA empfiehlt, die Überprüfung spätestens 12–18 Monate nach Einführung einer Maßnahme durchzuführen, etwa über eine Nachbefragung, ein Feedbackgespräch oder ein erneutes Assessment in der betroffenen Gruppe, jeweils mit dokumentiertem Ergebnis.

Maßnahmen ableiten und umsetzen